Cómo facturar como autónomo: guía completa

Facturar es la actividad más básica y más importante de cualquier autónomo. Y sin embargo, es sorprendente la cantidad de facturas que llegan con errores: sin retención cuando debería llevarla, con el IVA incorrecto, o sin datos obligatorios. Una factura mal emitida puede suponer problemas con Hacienda, retrasos en cobros e incluso sanciones.

Esta guía te explica paso a paso cómo hacer una factura correcta, qué impuestos aplican y cuándo, y los errores más comunes que debes evitar.

Datos obligatorios de una factura

Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura completa debe incluir:

1. Número de factura. Correlativo, sin saltos. Puedes usar series (F-001, F-002...) pero no puede haber huecos.
2. Fecha de emisión. Y fecha de operación si es distinta.
3. Tus datos fiscales. Nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal.
4. Datos del cliente. Nombre o razón social, NIF y dirección. Si es particular y la factura no supera ciertos importes, el NIF del cliente puede omitirse.
5. Descripción de los servicios o bienes. Suficientemente detallada para que se entienda qué se ha prestado.
6. Base imponible. El importe antes de impuestos.
7. Tipo de IVA y cuota. El porcentaje aplicado y el importe resultante.
8. Retención de IRPF (si aplica). El porcentaje y el importe retenido.
9. Importe total. Base + IVA − retención IRPF.

Tipos de IVA en España

En España hay tres tipos de IVA. El que apliques depende de lo que vendas o del servicio que prestes:

• 21 % — Tipo general. Se aplica a la mayoría de servicios profesionales y productos. Si eres consultor, programador, diseñador, abogado o arquitecto, este es tu tipo.
• 10 % — Tipo reducido. Alimentos no básicos, transporte de viajeros, hostelería, obras de renovación de vivienda, algunos servicios culturales.
• 4 % — Tipo superreducido. Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, vivienda de protección oficial.

Además, existen actividades exentas de IVA (artículo 20 de la Ley del IVA): sanidad, educación, seguros, servicios financieros y algunas actividades sociales. Si tu actividad está exenta, no incluyes IVA en la factura pero debes indicar el motivo de la exención.

Si no estás seguro de qué tipo de IVA te corresponde, nuestra calculadora de IVA para autónomos te ayuda a determinarlo según tu actividad.

Retención de IRPF en facturas

La retención de IRPF es un adelanto del Impuesto sobre la Renta que tu cliente descuenta de tu factura y ingresa directamente a Hacienda en tu nombre. Solo aplica cuando facturas a empresas o a otros profesionales, nunca a particulares.

• 15 % — Tipo general. Es el porcentaje habitual para la mayoría de autónomos profesionales.
• 7 % — Tipo reducido. Puedes aplicarlo durante el año de alta y los dos años naturales siguientes. Es decir, si te das de alta en septiembre de 2026, puedes aplicar el 7 % hasta el 31 de diciembre de 2028.
• Sin retención. Si tu actividad es empresarial (epígrafe de la sección 1 del IAE), generalmente no llevas retención. Si facturas a particulares, tampoco.

La distinción entre actividad profesional y empresarial depende de tu epígrafe del IAE. Las actividades de la sección 2 (profesionales) llevan retención; las de la sección 1 (empresariales), generalmente no. Si tienes dudas sobre tu epígrafe, consulta nuestro buscador de códigos IAE.

Puedes calcular el importe exacto de retención con nuestra calculadora de retención de IRPF.

Ejemplo práctico de factura

Supongamos que eres un diseñador gráfico autónomo que factura un proyecto de 2.000 € a una empresa. Estás dado de alta hace más de 3 años:

• Base imponible: 2.000,00 €
• IVA (21 %): +420,00 €
• Retención IRPF (15 %): −300,00 €
• Total factura: 2.120,00 €

El cliente te paga 2.120 € e ingresa los 300 € de retención a Hacienda. Tú declaras los 2.000 € como ingreso y los 420 € de IVA los liquidarás en tu declaración trimestral (modelo 303). Los 300 € retenidos se descuentan de tu declaración de la renta.

Factura simplificada (antes «ticket»)

La factura simplificada sustituye al antiguo ticket. Puedes emitirla cuando el importe no supere los 400 € (o 3.000 € en ciertos sectores como hostelería, transporte o aparcamientos). Sus requisitos son menores:

• No es obligatorio incluir los datos del cliente (salvo que lo pida o sea intracomunitaria)
• Basta con indicar el tipo impositivo aplicado (no hace falta desglosar base y cuota por separado)
• Debe incluir: número, fecha, tus datos fiscales, descripción y total

Importante: la factura simplificada no puede llevar retención de IRPF. Si tu cliente necesita deducirse el IVA o necesitas incluir retención, debe ser una factura completa.

Plazos de emisión y conservación

Debes emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que se realizó la operación. En la práctica, lo habitual es facturar en el mismo mes. Las facturas deben conservarse durante 4 años (plazo de prescripción fiscal), aunque es recomendable guardarlas al menos 5-6 años por seguridad.

Errores comunes al facturar

• Olvidar la retención de IRPF. Si facturas servicios profesionales a una empresa, tu factura debe llevar retención. Si no la incluyes, el cliente debería pedírtela. Si nadie la aplica, Hacienda puede reclamarla con recargos.
• Aplicar el IVA incorrecto. El tipo general es el 21 %. Solo puedes aplicar el 10 % o el 4 % si tu actividad o producto encaja específicamente en esos tipos.
• Saltos en la numeración. Hacienda espera numeración correlativa sin huecos. Si anulas una factura, emite una factura rectificativa; no borres la original.
• No incluir el NIF del cliente. En facturas completas, es obligatorio. Sin él, tu cliente no puede deducirse el IVA.
• Facturar sin estar dado de alta. Emitir facturas sin estar de alta en Hacienda (modelo 036/037) y en la Seguridad Social es una infracción. Si vas a empezar a facturar, revisa nuestra guía de alta de autónomo.

Declaraciones trimestrales relacionadas

Tus facturas alimentan varias declaraciones trimestrales que debes presentar a Hacienda:

• Modelo 303 — Declaración trimestral de IVA. Liquidas la diferencia entre el IVA que cobras (repercutido) y el que pagas (soportado).
• Modelo 130 — Pago fraccionado de IRPF. Adelanto trimestral del 20 % del rendimiento neto acumulado, menos las retenciones ya practicadas.
• Modelo 390 — Resumen anual de IVA (enero del año siguiente).

Consulta nuestro calendario fiscal para autónomos 2026 para no perderte ningún plazo. Y si quieres que te avisemos cuando haya cambios normativos que afecten a tu fiscalidad, configura una alerta en Boletín Claro.

Verifactu y la factura electrónica obligatoria

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la obligación de facturación electrónica entre empresas y autónomos (operaciones B2B). La implantación será progresiva: primero las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y después el resto. Como autónomo, te afectará y conviene estar preparado.

El sistema Verifactu de la Agencia Tributaria será la plataforma pública para recibir y validar facturas electrónicas. Mantente al día de los plazos de implantación — es el tipo de cambio normativo que publicará el BOE y del que te podemos avisar automáticamente.

Conclusión

Facturar correctamente no es complicado una vez entiendes las reglas: datos obligatorios, IVA según actividad, retención según a quién facturas, y numeración correlativa. Los errores suelen venir de no conocer las excepciones o de automatizar mal.

Usa nuestras herramientas para asegurarte: la calculadora de facturas para los importes, la calculadora de IVA para el tipo correcto y la calculadora de retención IRPF para el porcentaje adecuado.