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Guía de producto

Preparar solicitudes paso a paso

Lleve cada subvención o licitación de la decisión a la justificación, con su IA o a mano.

01

El expediente

Cuando decide trabajar una subvención o una licitación, su entrada se convierte en un expediente: lo que hay que hacer, los documentos, las notas y los plazos, en una ficha que ve todo su equipo. Si gestiona clientes, cada cliente tiene su propio expediente de la misma convocatoria.

Hoja de ruta

Arriba, cinco estaciones dicen en qué punto está:

Subvenciones

Evaluar · Preparar · Presentar · Resolución · Justificar

Licitaciones

Evaluar · Preparar · Presentar · Valoración · Ejecutar

Debajo, «Ahora toca» resume lo siguiente en una frase, y al lado está el próximo plazo. El estado avanza solo a medida que completa los pasos.

Ahora

Lo que falta, una fila por tarea, con quién la hace:

  • Usted — Lo que decide una persona, como responder «¿Se presenta?» al acabar la evaluación.
  • Su asistente — Lo que puede hacer su IA. La fila le da la petición para copiarla en su asistente.
  • Un tercero — Los papeles que ha pedido a otra persona y aún no han llegado.

Si no se presenta: descarte el expediente con un motivo. Queda 15 días en la pestaña Descartadas de la , donde puede recuperarlo. Después se borra con sus pasos, notas y documentos de la solicitud.

02

De quién es cada documento

Cada documento tiene un dueño, y el dueño decide dónde se reutiliza. Los papeles son del cliente y sirven en todas sus solicitudes. Las bases y las plantillas son de la convocatoria y sirven a todos los clientes que se presentan. Lo que se prepara para un cliente en una convocatoria, como el presupuesto relleno, es de ese expediente y solo está ahí.

De quién es cada documentoDos clientes, Taller Ruiz y Café Sol, cada uno con sus papeles (estatutos y certificado de Hacienda), se presentan a la misma convocatoria, Digitalización, que tiene los requisitos y la plantilla del presupuesto, comunes a los dos. Cada cliente acaba en su propio expediente, que recibe sus papeles y los documentos comunes de la convocatoria. En cada expediente está el presupuesto relleno con los datos de ese cliente, que solo está ahí.CLIENTETaller Ruizestatutoscertificado deHaciendaSirven en todassus solicitudesCLIENTECafé Solestatutoscertificado deHaciendaSirven en todassus solicitudesCONVOCATORIADigitalizaciónrequisitosplantilla delpresupuestoComunes a todoslos clientesEXPEDIENTETaller Ruizpresupuesto rellenocon sus datosSolo está aquíEXPEDIENTECafé Solpresupuesto rellenocon sus datosSolo está aquí
En la ficha del expediente, los documentos aparecen en esos tres bloques: «Del cliente» («De su empresa», si no gestiona clientes), «De la convocatoria» y «De esta solicitud».

Si un documento queda en el sitio equivocado, su menú permite pasarlo a los papeles del cliente. Su asistente de IA usa los mismos tres sitios: lo que guarda como papel del cliente no se lo vuelve a pedir en el siguiente expediente.

  • No hace falta subirlo todo — Un documento puede quedarse en su ordenador o en la carpeta de la gestoría. Anote dónde está y aparece como «En local».
  • Lo que escribe su asistente — Queda marcado «Escrito por su asistente» hasta que alguien de su equipo lo revisa y pulsa «Confirmar esta versión».
  • Papeles que tiene otro — «Pedir documentos a un tercero» crea un enlace que usted envía desde su correo. Quien lo recibe sube los archivos sin crear una cuenta, y lo que llega queda «Por revisar»: usted decide si es del cliente, de esta solicitud o si no vale.

Las notas y sus plazos se explican en .

03

Con su IA o a mano

Un expediente vacío muestra «Empezar expediente», con dos caminos. Puede cambiar de uno a otro cuando quiera: los dos escriben en el mismo expediente.

Empezar con mi IA

Copia un mensaje para su asistente. Su asistente abre el expediente en Boletín Claro, lee las bases, guarda los requisitos y propone los pasos. Necesita tener .

Empezar a mano

Propone pasos agrupados por fases, que usted edita, reordena o borra. Funciona sin ninguna IA.

  • Retomar donde lo dejó — Cada conversación con su asistente empieza de cero, pero el expediente no. En Ahora, «Copiar "sigue con lo que falta"» le da el mensaje para que una conversación nueva siga donde se quedó la anterior.
  • Pasos guardados — Cuando un expediente salga bien, pida a su asistente que guarde sus pasos. La próxima vez, en esa convocatoria o en otra del mismo organismo, los verá al empezar a mano, y su asistente también los encuentra. No llevan datos de clientes.
  • Plazos — Si un plazo se cuenta en días hábiles, Boletín Claro calcula la fecha por usted.
  • Si cambia la convocatoria — Cuando el organismo publica un cambio, Boletín Claro se lo avisa en el expediente para revisar los requisitos.
04

Presentar y después

Boletín Claro no presenta por usted. La solicitud se presenta en la sede electrónica del organismo, y la oferta, en la plataforma de contratación.

Marcar como presentada

Con el justificante delante, pulse «Marcar como presentada» e indique el número y la fecha de registro tal como figuran en él. Suba el justificante (PDF o imagen) y, si quiere, el importe solicitado. Si quedaban pasos abiertos, marque los que hizo: los demás quedan como «no aplica». El justificante se guarda en los documentos de esta solicitud, y la hoja de ruta muestra el sello del registro.

Después de presentar

  • Resolución o valoración — Boletín Claro le avisa de lo que publique el organismo: requerimientos, resolución o adjudicación.
  • Justificar o ejecutar — Los plazos de justificación pasan a ser el próximo plazo de la hoja de ruta.
  • Finalizadas — Al cerrarse, el expediente pasa a la pestaña Finalizadas de la . No desaparece: ahí se busca lo que se presentó el año pasado.